Kategoria: Integraatiot

Moni verkkosivuprojekti epäonnistuu jo ennen kuin ensimmäistäkään riviä koodia on kirjoitettu. Syynä ei ole teknologia, aikataulu tai budjetti – vaan se, että kukaan ei ole pysähtynyt miettimään, mitä ollaan oikeasti tekemässä.

Oletko joskus törmännyt verkkosivuprojektissa tilanteeseen, jossa projektin edetessä alkaa yllättäen rönsyilemään toiveita ominaisuuksista, asioista ja osioista, joista ei projektin alussa ollut mitään puhetta? Me olemme.  

Usein taustalla tähän on se, ettei projektin alussa olla pystytty kartoittamaan riittävän hyvin asiakkaan tai sivuston loppukäyttäjän tarpeita. Toisin sanoen, verkkosivuston vaatimusmäärittely on saattanut jäädä projektin alkutaipaleilla vaillinaiseksi. Mitä vaatimusmäärittely sitten verkkosivustoprojektissa sisältää ja miksi siihen kannattaa panostaa?  

Kun säästö muuttuu tappioksi – case tunnettu suomalaisbrändi

Konkreettinen esimerkki – ei ihan tasoa, “tein itse ja säästin”, mutta käytännössä sama.

Asiakkaamme kilpailutti uuden verkkokaupan, johon kuului mm. ilmeen uudistamisen ja verkkokaupan teknisen toteutuksen lisäksi kaksi varastonhallintajärjestelmää integraatioineen. Vanhalla sivustolla oli todella hyvä SEO-näkyvyys ja tätä kautta erittäin tärkeä rooli koko liiketoiminnassa.

Tarjosimme kokonaisuutta, jossa kaikki vaatimukset olisi huomioitu, ja hinta oli n. 45 000 €. Asiakas valitsi toimittajan, joka tarjosi projektin yli 30 000 € halvemmalla.

Lopputulos:

• Projekti viivästyi kuukausilla
• Toimittajan osaaminen ei riittänyt – työtä tehtiin valmisteemalla ja lisäosilla
• Integraatiot eivät toimineet: tuotteita ei voinut myydä, vaikka kauppa oli livenä
• Uudelleenohjaukset oli unohdettu – SEO-liikenne romahti
• Filtteröinti oli tehty huonosti ja tuotteita oli vaikea löytää
• Kauppa hiljeni. Parin vuoden päästä yritys meni konkurssiin

Kaikki tämä olisi vältetty huolellisella vaatimusmäärittelyllä ja osaavalla toteutuksella.

Mitä on vaatimusmäärittely?

Laadukkaan verkkosivuston tai -kaupan rakentaminen vaatii tarkkaa ja huolellista suunnittelua, jotta valmiilla sivustolla saavutetaan liiketoiminnan tavoitteet sekä luodaan lisäarvoa asiakkaille.

Verkkosivuston vaatimusmäärittelyn avulla sivustoprojektille linjataan tavoitteet, tarkoitus, kohderyhmät sekä toiminnallisuudet. Eli määritellään, miksi verkkosivusto on olemassa, mitä sen pitäisi tehdä ja kuinka.

Vaatimusmäärittely on suunnitelma, joka kuvaa mitä verkkosivun tai verkkokaupan pitää tehdä – liiketoiminnallisesti, teknisesti ja sisällöllisesti. Se ei ole tekninen dokumentti insinööreille, vaan yhteinen ymmärrys asiakkaan ja toteuttajan välillä.

Vaatimusmäärittely vastaa mm. seuraaviin kysymyksiin:

• Mitkä ovat projektin tavoitteet ja mitkä asiat mittaavat onnistumista?
• Mitä toiminnallisuuksia järjestelmän pitää sisältää?
• Mitä integraatioita tarvitaan (esim. ERP, maksutavat, laskutus)?
• Millainen on käyttäjäpolku ja konversiopisteet?
• Mitä vaatimuksia sisällöille, hallinnalle ja automaatiolle asetetaan?
• Miten kaikki käytännössä teknisesti toimii yksityiskohtia myöten

Vaatimusmäärittely on vähän kuin sopimus ennen sopimusta. Kun se on tehty hyvin, kaikki osapuolet tietävät, mitä ollaan tekemässä ja miksi.

Miksi vaatimusmäärittely on tärkeä tehdä hyvin?

1. Vältät väärinkäsitykset

Kun kaikki asiat on kirjattu ylös, ei tarvitse arvailla, kuuluiko jokin ominaisuus hintaan vai ei.

2. Pidät projektin aikataulussa

Selkeä suunnitelma vähentää päätösten viivettä ja ylimääräistä selvitystyötä.

3. Hallitset budjettia

Kun tiedetään, mitä ollaan tekemässä, pystytään arvioimaan resurssit realistisesti – ja pysytään alkuperäisessä budjetissa.

4. Varmistat toiminnallisuuden

Liiketoiminnan kannalta kriittiset ominaisuudet eivät jää sattuman varaan.

5. Saat vertailukelpoisia tarjouksia

Jos kilpailutat (oletus), vaatimusmäärittely varmistaa, että tarjoukset sisältävät samat asiat ja tarjoukset ovat vertailukelpoisia keskenään.

Mitä vaatimusmäärittelyyn tulee sisällyttää? 

Meillä jokainen verkkosivuprojekti alkaa kevyellä määrittelyllä jo myyntivaiheessa. Se tehdään suullisesti briiffissä ja dokumentoidaan tarjoukseen.

Jos kyseessä on vaativa toteutus (verkkokauppa, integraatiot, useat käyttäjäryhmät, monimutkaiset toiminnot), suosittelemme erillistä määrittelyprojektia.

• Työ tehdään yleensä 1–5 työpäivässä riippuen kokonaisuuden laajuudesta
• Tuloksena syntyy selkeä dokumentti, joka toimii sekä suunnitelmana että tarjouspyynnön pohjana
• Asiakas voi edetä toteutukseen meidän tai kenen tahansa toimittajan kanssa

Vaatimusmäärittely on aina projektikohtainen, mutta sen runko on kutakuinkin jaettu seuraaviin vaiheisiin. 

1. Tarkoituksen määrittely: Miksi verkkosivusto on olemassa?

Sivustoprojektin alussa on hyvä pohtia, miksi sivusto on ylipäätään olemassa, mitä haasteita se ratkaisee ja minkälaisia odotuksia ja tavoitteita sivustolle asetetaan. Olivatpa tavoitteet myynnin kasvattaminen, palveluiden ja referenssien esittely tai työnantajakuvan parempi esilletuonti, on sivuston tarkoitus tärkeää linjata heti alkuun.

Tavoitteet ja tarkoitus toimivat tärkeinä ohjenuorina niin sivuston käyttöliittymäsuunnittelussa kuin teknisessä toteutuksessa.  

2. Sivuston käyttäjien määrittely: Kenelle verkkosivusto on tarkoitettu? 

Verkkosivustot rakennetaan lähtökohtaisesti aina loppukäyttäjiä, yleensä yrityksen asiakkaita varten. Sivuston käyttäjien määrittelyllä pyritään löytämään ja täyttämään asiakkaiden tarpeet. Käyttäjien määrittelyä voi lähestyä muun muassa ostajapersoonien tai käyttäjätarinoiden kautta.  

Me käytämme tähän pääsääntöisesti käyttäjätarinoita (user mapping), joilla määritellään kriteerit sille, mitä käyttäjän pitäisi pystyä tekemään verkkosivustolla. Esimerkiksi ravintolan verkkosivuilla asiakkaan tulisi pystyä löytämään ravintolan menu sekä tekemään pöytävaraus.  

Käyttäjätarinat helpottavat hahmottamaan sivustokävijöiden tarpeita ja siten tukemaan asiakaslähtöisen käyttöliittymän suunnittelua. Lisäksi käyttäjätarinoiden kriteerejä voidaan hyödyntää sivuston testausvaiheessa antamalla nämä samat tehtävät testiryhmän suoritettavaksi. Testiryhmän käyttäytymisen perusteella voidaan analysoida, kuinka hyvin kriteerit sivustolla täyttyvät.

Usein yrityksellä on monta eri ostajapersoonaa, jotka käyttävät sivustoa

3. Ostajapersoonien määrittely – miksi se kuuluu verkkosivuston suunnitteluun?

Hyvä verkkosivusto ei ole vain nätti – sen täytyy puhua oikeille ihmisille, oikealla tavalla. Siksi ostajapersoonien määrittely on keskeinen osa vaatimusmäärittelyä.

Ostajapersoona on tiivistetty kuvaus ihanneasiakkaasta: kuka hän on, millaisia tavoitteita hänellä on, mitä hän pelkää, mistä hän etsii tietoa ja miten hän tekee ostopäätöksen. Näiden pohjalta voidaan suunnitella sisältö, rakenne ja toiminnot, jotka aidosti palvelevat käyttäjää ja tukevat liiketoimintaa.

Ilman ostajapersoonia sivusto rakennetaan helposti sisäisestä näkökulmasta: “Mitä me haluamme kertoa?” Kun fokus siirtyy ostajaan, kysymys muuttuu: “Mitä asiakkaamme haluavat löytää ja miten teemme siitä helppoa?”

Verkkosivuston suunnittelussa ostajapersoonien määrittely vaikuttaa erityisesti:

• Sisältörakenteeseen: mitkä asiat nostetaan etusivulle ja mitkä reitit käyttäjälle rakennetaan
• Viestikärkiin: mitä asioita korostetaan eri ostapersoonille (vrt. vuokralainen, sijoittajaomistaja tai isännöitsijä)
• Konversiopisteisiin: mitä toimintoja eri vaiheessa oleva asiakas tarvitsee (esim. tarjouspyyntö, opas, yhteydenotto)
• Tone of voiceen ja visuaalisuuteen: puhutaanko suorille päättäjille vai asiantuntijoille, haetaanko luottamusta vai tehokkuutta
• Hakukoneoptimointiin: mitä termejä käyttäjä oikeasti hakee, mitä kysymyksiä hänellä on

Me Sinisellä Härällä kiteytämme ostajapersoonat yhdessä asiakkaan kanssa. Usein ne perustuvat jo olemassa olevaan myyntikokemukseen, mutta niitä voidaan myös syventää haastatteluilla tai analytiikalla.

Lopputuloksena syntyy 1–3 ydinpersoonaa, joita käytetään koko verkkosivuston ja sisällön suunnittelun pohjana. Idea on tunnistaa eri ostajien suurimmat ostamisen ongelmat ja kertoa kuinka ne ratkaistaan. Kun sivusto suunnitellaan todellisten ostajien näkökulmasta, se ei vain näytä hyvältä – se myös tuottaa tulosta.

4. Verkkosivuston alustavan rakenteen määrittely 

Visuaalinen (UX/UI Designer) suunnittelijamme hahmottelee verkkosivuston lopullisen rakenteen käyttöliittymäsuunnittelun yhteydessä.  

Vaatimusmäärittelyvaiheessa rakennamme yhdessä asiakkaan kanssa alustavan sivustokartan, johon listataan verkkosivustolle tulevat sisältötyypit, sivut sekä taksonomiat, kuten kategoriat ja tagit. Rakennetta määriteltäessä voidaan myös hahmotella alustavaa sivustohierarkiaa sekä kuvailla tarvittaessa sivuille tulevaa sisältöjä muutamalla lauseella. 

5. Toiminnallisten vaatimusten määrittely 

Toiminnallisten vaatimusten määrittelyssä otetaan kantaan sivuston ominaisuuksiin, käytettävyyteen ja toimintoihin eli määritellään, miten sivusto käytännössä toimii. Tällaisia toimintoja voivat olla esimerkiksi sivuston monikielinen toteutus, analytiikka- ja seurantatyökalut, hakutoiminnot tai suorituskykyvaatimukset – joskus WordPressin Multisite.

Toiminnallisia vaatimuksia määriteltäessä voidaan ottaa myös kantaa esimerkiksi yhteydenottolomakkeen pakollisiin kenttiin tai siihen, mihin käyttäjä ohjataan, kun hän on lähettänyt lomakkeen onnistuneesti.  

Myös mahdolliset integraatiot esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmän ja verkkokaupan välillä tai somesyötteen upottaminen sivustolle ovat tietysti olennainen osa toiminnallisten vaatimusten määrittelyä. 

6. Sivuston visuaalisuuden määrittely 

Visuaalisuuden määrittely riippuu pitkälti siitä, onko yrityksen visuaalinen ohjeisto jo valmiina vai luodaanko se sivustoprojektin yhteydessä.  

Visuaalisia elementtejä suunnitellessa voidaan määritellä esimerkiksi värit, fontit, animaatiot ja linkkien hover-efektit. Mikäli visuaalista ohjeistoa ei vielä ole olemassa, voidaan sellainen toteuttaa esimerkiksi Sinisen Härän visuaalisen ilmeen workshopissa.  

Entä jos vaatimusmäärittelyä ei tehdä?

Ilman määrittelyä projektista tulee helposti epäselvä soppa, jossa:

• toteuttaja tekee oletuksia
• asiakas olettaa asioita, joita ei ole sovittu
• asioita unohdetaan, prioriteetit katoavat
• lisätöitä syntyy
• lopputulos ei palvele käyttäjää eikä tuo tulosta

Pahimmillaan, kuten yllä kerrottiin, se voi kaataa koko verkkokauppaliiketoiminnan.

Milloin kevyempi riittää – ja milloin ei?

Kevyt määrittely riittää, jos:

• kyseessä on kevyempi esittelysivusto ilman integraatioita
• sisältö ja rakenne ovat yksinkertaisia
• tavoitteet ovat suoraan linjassa nykyisen tekemisen kanssa

Erillinen määrittely kannattaa tehdä, jos:

• kyseessä on verkkokauppa
• mukana on integraatioita
• halutaan kilpailuttaa useita toimittajia
• projektissa on monta osapuolta tai päätöksentekijää
• järjestelmä on liiketoiminnalle kriittinen

Yleinen ohjenuora on yleensä budjetinkin kanssa linjassa. Pienempiä projekteja harvemmin määritellään erikseen, mutta suuremmat kokonaisuudet alkavat yleensä aina vaatimusmäärittelyllä.

Huolellisella vaatimus­määrittelyllä onnistuneeseen loppu­tulokseen

Mitä yksityiskohtaisemmin sivuston vaatimusmäärittelyn tekee, sitä paremmin välttyy projektin aikana tulevilta yllätyksiltä, joihin ei olla osattu suunnitteluvaiheessa varautua. Tällä vältetään niin projektin budjetin kuin aikataulun ylitys.  

Uskallan väittää, että huolella tehty vaatimusmäärittely vaikuttaa merkittävästi sivustoprojektin onnistumiseen, joten siihen kannattaa ehdottomasti käyttää aikaa ja huolellista ajatustyötä. Jos tätä ei tehdä erillisenä projektena, sillä pitäisi ainakin olla varattu aikaa osana projektikokonaisuutta.

Yhteenveto

Jos verkkosivusto on teille tärkeä osa myyntiä, markkinointia tai asiakaspalvelua, se kannattaa suunnitella ja toteuttaa kunnolla. Vaatimusmäärittely ei ole byrokraattinen turha vaihe – se on riskienhallintaa, budjettiturvaa ja toimivan lopputuloksen edellytys.

Joku saattaa miettiä, että oikaistaan tässä ja säästetään. En suosittele. Hyvin suunniteltu ja toteutettu sivusto palvelee sen käyttötarkoitusta paremmin ja yleensä myös tuottaa merkittävästi enemmän myyntiä. Vaatimusmäärittelyn tekeminen alkuvaiheessa myös säästää aikaa itse projektissa, kun kaikki on jo valmiiksi suunniteltu. Vaatimusmäärittelyyn käytetty aikaa tulee siis hyödynnettyä, kun projektia toteutetaan.

Sininen Härkä tekee vaatimusmäärittelyt asiakkaan liiketoiminnan tavoitteista käsin. Ei valmiilla pohjilla, vaan aidosti kuunnellen, kysyen ja ratkoen. Tähän ei ole siis mitään valmista kysymyspatteristoa – tyyliin vastaa näihin kysymyksiin.

Jos olet suunnittelemassa verkkosivustoa tai verkkokauppaa – ota yhteyttä. Katsotaan yhdessä, millainen suunnittelu juuri teidän projektiin kannattaa tehdä.

Ps. Jos verkkosivuston tai kaupan uudistus on ajankohtaista, voit myös lukea kuinka verkkosivuprojekti meillä etenee vaihe vaiheelta!