Verkkosivuston vaatimusmäärittely on avain onnistuneeseen sivustoprojektiin

Oletko joskus törmännyt verkkosivuprojektissa tilanteeseen, jossa projektin edetessä alkaa yllättäen rönsyilemään toiveita ominaisuuksista, asioista ja osioista, joista ei projektin alussa ollut mitään puhetta? Me olemme.  

Usein taustalla tähän on se, ettei projektin alussa olla pystytty kartoittamaan riittävän hyvin asiakkaan tai sivuston loppukäyttäjän tarpeita. Toisin sanoen, verkkosivuston vaatimusmäärittely on saattanut jäädä projektin alkutaipaleilla vaillinaiseksi. Mitä vaatimusmäärittely sitten verkkosivustoprojektissa sisältää ja miksi siihen kannattaa panostaa?  

Miksi verkkosivuston vaatimusmäärittely tehdään?  

Laadukkaan verkkosivuston rakentaminen vaatii tarkkaa ja huolellista suunnittelua, jotta valmiilla sivustolla saavutetaan liiketoiminnan tavoitteet sekä luodaan lisäarvoa asiakkaille, mikä lisää asiakastyytyväisyyttä.  

Verkkosivuston vaatimusmäärittelyn avulla sivustoprojektille linjataan tavoitteet, tarkoitus, kohderyhmät sekä toiminnallisuudet. Eli määritellään, miksi verkkosivusto on olemassa, mitä sen pitäisi tehdä ja kuinka.   

Mitä vaatimusmäärittelyyn tulee sisällyttää? 

Meillä sivuston vaatimusmäärittely toteutetaan yhdessä asiakkaiden kanssa projektin kick-offissa. Vaatimusmäärittely on aina projektikohtainen, mutta sen runko on kutakuinkin jaettu seuraaviin vaiheisiin. 

1. Tarkoituksen määrittely: Miksi verkkosivusto on olemassa?

Sivustoprojektin alussa on hyvä pohtia, miksi sivusto on ylipäätään olemassa, mitä haasteita se ratkaisee ja minkälaisia odotuksia ja tavoitteita sivustolle asetetaan. Olivatpa tavoitteet myynnin kasvattaminen, palveluiden ja referenssien esittely tai työnantajakuvan parempi esilletuonti, on sivuston tarkoitus tärkeää linjata heti alkuun.  

Tavoitteet ja tarkoitus toimivat tärkeinä ohjenuorina niin sivuston käyttöliittymäsuunnittelussa kuin teknisessä toteutuksessa.  

2. Sivuston käyttäjien määrittely: Kenelle verkkosivusto on tarkoitettu? 

Verkkosivustot rakennetaan lähtökohtaisesti aina loppukäyttäjiä eli yrityksen asiakkaita varten. Sivuston käyttäjien määrittelyllä pyritään löytämään ja täyttämään asiakkaiden tarpeet. Käyttäjien määrittelyä voi lähestyä muun muassa ostajapersoonien tai käyttäjätarinoiden kautta.  

Me käytämme tähän pääsääntöisesti käyttäjätarinoita (user mapping), joilla määritellään kriteerit sille, mitä käyttäjän pitäisi pystyä tekemään verkkosivustolla. Esimerkiksi ravintolan verkkosivuilla asiakkaan tulisi pystyä löytämään ravintolan menu sekä tekemään pöytävaraus.  

Käyttäjätarinat helpottavat hahmottamaan sivustokävijöiden tarpeita ja siten tukemaan asiakaslähtöisen käyttöliittymän suunnittelua. Lisäksi käyttäjätarinoiden kriteerejä voidaan hyödyntää sivuston testausvaiheessa antamalla nämä samat tehtävät testiryhmän suoritettavaksi. Testiryhmän käyttäytymisen perusteella voidaan analysoida, kuinka hyvin kriteerit sivustolla täyttyvät. 

3. Verkkosivuston alustavan rakenteen määrittely 

Visuaalinen suunnittelijamme hahmottelee verkkosivuston lopullisen rakenteen käyttöliittymäsuunnittelun yhteydessä.  

Vaatimusmäärittelyvaiheessa rakennamme yhdessä asiakkaan kanssa alustavan sivustokartan, johon listataan verkkosivustolle tulevat sisältötyypit, sivut sekä taksonomiat, kuten kategoriat ja tagit. Rakennetta määriteltäessä voidaan myös hahmotella alustavaa sivustohierarkiaa sekä kuvailla tarvittaessa sivuille tulevaa sisältöjä muutamalla lauseella. 

4. Toiminnallisten vaatimusten määrittely 

Toiminnallisten vaatimusten määrittelyssä otetaan kantaan sivuston ominaisuuksiin, käytettävyyteen ja toimintoihin, eli määritellään, miten sivusto käytännössä toimii.  Tällaisia toimintoja voivat olla vaikkapa sivuston monikielinen toteutus, analytiikka- ja seurantatyökalut, hakutoiminnot tai suorituskykyvaatimukset. 

Toiminnallisia vaatimuksia määriteltäessä voidaan ottaa myös kantaa esimerkiksi yhteydenottolomakkeen pakollisiin kenttiin tai siihen, mihin käyttäjä ohjataan, kun hän on lähettänyt lomakkeen onnistuneesti.  

Myös mahdolliset integraatiot esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmän ja verkkokaupan välillä tai somesyötteen upottaminen sivustolle ovat olennainen osa toiminnallisten vaatimusten määrittelyä. 

5. Sivuston visuaalisuuden määrittely 

Visuaalisuuden määrittely riippuu pitkälti siitä, onko yrityksen visuaalinen ohjeisto jo valmiina vai luodaanko se sivustoprojektin yhteydessä.  

Visuaalisia elementtejä suunnitellessa voidaan määritellä esimerkiksi värit, fontit, animaatiot ja linkkien hover-efektit. Mikäli visuaalista ohjeistoa ei vielä ole olemassa, voidaan sellainen toteuttaa esimerkiksi Sinisen Härän visuaalisen ilmeen workshopissa.  

Huolellisella vaatimus­määrittelyllä onnistuneeseen loppu­tulokseen 

Mitä yksityiskohtaisemmin sivuston vaatimusmäärittelyn tekee, sitä paremmin välttyy projektin aikana tulevilta yllätyksiltä, joihin ei olla osattu suunnitteluvaiheessa varautua. Tällä vältetään niin projektin budjetin kuin aikataulun venähtäminen.  

Tohdin väittää, että huolella tehty vaatimusmäärittely vaikuttaa merkittävästi sivustoprojektin onnistumiseen, joten siihen kannattaa ehdottomasti käyttää aikaa ja huolellista ajatustyötä. 

Jos verkkosivuston uudistus on ajankohtaista, lue kuinka verkkosivuprojekti meillä etenee!