Miten minä voin vaikuttaa työyhteisön etätyöilmapiiriin?

Onko etänä mahdollista olla läsnä? Miten pystymme kuuntelemaan ja osoittamaan toisillemme empatiaa Slackissa, Whatsappissa tai muussa kirjoitetussa keskustelussa?

Etätyöskentely on jälleen tapetilla ja saamme jatkuvasti uusia työvälineitä työskentelyn tehostamiseen ja kotona keskittymiseen. On työaikalaskureita, chatteja, sähköisiä muistikirjoja ja kalentereita.

Kaiken tehokkuuden ja keskittymisen keskellä meidän pitäisi myös pystyä kokemaan itsemme sekä työmme mielekkääksi ja merkitykselliseksi sekä pitämään positiivista fiilistä yllä – yksin. Sosiaalisen tuen vähentyminen onkin etätyön suurimpia haasteita

Sosiaalinen tuki on kullanarvoista etänä työskennellessä 

Äänensävyt ja tunneäly katoavat helposti kirjallisesti viestittäessä. Sosiaalisten kontaktien vähentyessä yksinäisyyden tunne kasvaa. Vaikka vertaistuki ja asioiden jakaminen on tärkeää, on muistettava, että toisella täytyy olla mahdollisuus ja oikeus olla ottamatta vastaan mieltäsi painavia taakkoja. Se, kuinka annamme apua ja neuvoja voi vaikuttaa siihen, miten toinen kokee käynnissä olevat tilanteet ja kuinka hän suhtautuu niihin.

Sosiaalinen tuki ei ole vain vertaistukea, vaan siihen sisältyy myös arvostusta, kiittämistä, luottamusta sekä selkeää ja avointa kommunikaatiota. Sosiaalinen tuki on tärkeä osa yksilön kehitystä ja jaksamista.

Hyvän sosiaalisen tuen avulla voimme mahdollisesti ennaltaehkäistä stressiä ja vahvistaa työntekijän ammatillista itsetuntoa. Sosiaalinen tuki nousee haasteeksi erityisesti esimiesten pöydällä, koska esimiehen pitäisi pystyä etänä luottamaan työntekijöidensä oman työn johtamiseen.

Välillä on hyvä pysähtyä miettimään, mitä meistä jokainen voi itse tehdä. Miten minä itse pystyn tukemaan työkavereita, nostamaan tiimihenkeä ja vähentämään väärinymmärryksiä?  

MIELI ry:n asiantuntijat ovat listanneet, kuinka on mahdollista vahvistaa työilmapiiriä työpaikalla. Listalla olevat asiat saattavat olla monille itsestäänselvyyksiä, mutta etenkin näin etätyöaikaan niitä on hyvä pysähtyä pohtimaan tarkemmin. Aloinkin miettimään, voisiko näitä neuvoja soveltaa myös etätöissä. Tässä siis omat ehdotukseni etätyöilmapiirin parantamiseen!

1. Luo kotitoimistoon työpiste, jossa keskityt vain töiden tekemiseen 

Voisiko kotiin luoda myös yhden nurkan, missä pääsee irrottautumaan työasioista ja missä pystyisi pitämään esimerkiksi etäkahvihetkiä työkavereiden kanssa. Oma vinkkini etenkin näin pimeään vuodenaikaan on sytyttää kynttilä aina, kun pitää tauon. Näin pyrin välittämään aivoilleni tiedon, että hetki on erityinen ja minulla on lupa rentoutua.

2. Ilmaise tukesi ja ajatuksesi myös kirjallisesti 

Etänä on välillä helpompi seurata keskusteluja kuin osallistua aktiivisesti. Moni kuitenkin kaipaa vahvistuksia ajatuksilleen. Koska pään nyökyttäminen tai hymy eivät aina näy, muista ilmaista ajatuksesi ja tukesi kirjallisesti.

3. Ole luottamuksen arvoinen myös työkaverille 

Kirjoitetut viestit jäävät chat-ikkunoihin elämään. Muistathan, että sinulle kirjoitetut viestit eivät välttämättä ole tarkoitettu kaikille jaettavaksi. Hyvä on muistaa pitää huolta omasta kielenkäytöstään työpaikalla myös kirjallisesti.   

4. Ymmärretäänkö sinua usein väärin? 

On hyvä pysähtyä miettimään, annatko toiselle enemmän voimavaroja vai oletko useammin itse purkajan roolissa. Kirjallisessa viestinnässä olemme ilmaisussamme toisen tulkinnan varassa. Millaiselta viestini voi vaikuttaa, jos käytän paljon lyhenteitä, huutomerkkejä tai Caps Lockia? Myös emojit ovat katsojalle tulkinnan varaisia ja kaikki eivät ymmärrä niitä samalla tavalla kuin itse.

5. Tunnetilat tarttuvat 

On fakta, että viime kädessä voimme vaikuttaa omaan tekemiseemme ja asenteeseemme. Jos voimme tartuttaa hyvän fiiliksen myös toiseen, olisiko se yrittämisen arvoinen asia?

6. Jokainen tarvitsee kiitosta 

Työtehtävät saavat merkityksen, kun niiden tekijä tuntee itsensä onnistuneeksi ja on voinut kokea olleensa hyödyksi. Monet työtehtävät eivät näy kaikille tai ne ovat työyhteisössä itsestäänselvyyksiä. On siis tärkeää muistaa kiittää myös pienistä asioista.

7. Luo parempaa työilmapiiriä omalla esimerkilläsi 

Jos toivot hyvää ja avointa kommunikaatiota, hyvää fiilistä ja luottamusta, muista toimia niin myös itse. Työilmapiirin luominen on ihan jokaisen yksilön vastuulla. 

8. Välillä voi rikkoa rutiineja 

Lyhytkin yhteinen hetki saattaa antaa paljon lisävirtaa loppupäiväksi. On muistettava, että piristäminen ei ole vain yhden henkilön vastuulla, vaan jokainen voi yrittää keksiä jotain pientä yhteistä kivaa. Mikä sinusta piristäisi työn arkista aherrusta? 

9. Jakakaa tietoa ja vinkkejä 

Jos saat tietoa, jonka uskot auttavan työkaveriasi, muista kertoa se hänelle. Joku toinen saattaa hiljaisesti painia samojen ongelmien kanssa. Luokaa myös kanavat, missä voitte jakaa kevyitä vinkkejä, uusia reseptejä ja piristäviä ajatuksia. 

10. Kuunteletko ja oletko keskusteluissa aidosti läsnä?  

Jos olet luvannut antaa aikaasi ja kuunnella, kuuntele. Tietokoneen näytölle ponnahtelee jatkuvasti häiriötekijöitä erilaisten notifikaatioiden muodossa ja ne saavat ajatuksen keskeytymään ja karkaamaan muualle. Sulje tarvittaessa ylimääräiset ikkunat tai ilmoitukset, jos et pysty muuten keskittymään. 

Pienetkin asiat vaikuttavat ja jokainen meistä voi tehdä osansa etätyöilmapiirin kehittämiseksi.