Rekisteri­seloste

Rekisteri­seloste

Rekisteriseloste

Laatimispäivä 9.5.2018

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §.

Mainostoimisto Sininen Härkä Oy:n asiakastietorekisterin rekisteriseloste

REKISTERIN NIMI Asiakastietorekisteri
REKISTERINPITÄJÄ Mainostoimisto Sininen Härkä Oy (”Sininen Härkä”)
Kuortaneenkatu 5
00520 Helsinki
info@sininenharka.fi
YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA Nico Härkönen, Toimitusjohtaja
040 8222 843
nico@sininenharka.fi
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA SÄILYTYSAIKA Rekisterin tarkoitus on asiakkuuksien hallinta sekä asiakkaiden kanssa yhteydenpito ja laskutus. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin tarkoituksiin, palveluiden ja tuotteiden toimittamiseen sekä asiakkaille tiedottamiseen. Tietoja käytetään asiakkaan suostumuksella myös asiakastiedotteiden ja uutiskirjeiden lähettämiseen, markkinointiin, mainontaan ja suoramarkkinointiin. Asiakas voi halutessaan kieltää suoramarkkinoinnin. Asiakkaan henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun asiakas voidaan katsoa Sinisen Härän asiakkaaksi. Potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytetään niin kauan, kun niiden säilyttäminen on tarpeellista tulevan mahdollisen yhteistyön aikaansaamiseksi. Vanhentuneet henkilötiedot poistetaan Sinisen Härän asiakastietorekisteristä.
YLEISTÄ Sininen Härkä käyttää asiakastietojen säilyttämiseen Microsoftin O365 palvelua, jossa asiakastietoja ja potentiaalisten asiakkaiden tietoja käsitellään ja ne muodostavat asiakastietorekisterin. Vastaava rekisteri löytyy myös Sinisen Härän käyttämästä toiminnanohjaus-järjestelmästä Taimerista sekä ilman potentiaalisten asiakkaiden osuutta laskutusohjelmasta Finago Procountorista. Henkilötietoja voidaan tallentaa myös pilvipalvelu Trelloon, jota käytetään pääsääntöisesti muistiinpanojen tekemiseen. Asiakkaiden sivustot ja sitä kautta osa henkilötiedoista sijaitsevat Suomen Hostingpalvelu Oy:n palvelimilla, jotka ovat täysin ylläpidetyt Suomessa.
REKISTERÖIDYT Kaikki Sinisen Härän asiakkaat ja asiakkaan ilmoittamat yhteyshenkilöt sekä potentiaaliset asiakkaat, joiden kanssa on oltu yhteydessä Sinisen Härän palveluiden tilaamiseen liittyen.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: Rekisteröidyn nimi, osoitteet, puhelinnumerot sekä sähköpostiosoitteet, laskutustavat, asiakkaan antamat lisätiedot, ostetut tuotteet ja palvelut, hallinnoitavat verkkotunnukset, tuntihinta, laskutetut tai laskutettavat työt, yrityksen nimi ja y-tunnus. Lisäksi kerärään myös tarvittavat käyttäjätunnukset esim. webhotelliin ja WordPressiin tai niihin liittyviin palveluihin. Myös sähköpostitse tai lomakkeen kautta saatu asiakaspalaute sekä sininenharka.fi sivuston chatin sisältö kerätään talteen. Asiakkailta saadut käyntikortit sisältyvät tämän asiakasrekisterin alle ja niissä esitetty tieto on liitettävissä asiakkaaseen.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Ytj.fi, Asiakastieto.fi, Kauppalehti.fi, Finder.fi, Fonecta.fi, asiakkaan kotisivut ja asiakkaan tai asiakkaan yhteistyökumppanin antamat tiedot.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE Mikäli asiakkaan henkilötietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelle, kuten esimerkiksi alihankkijalle, ilmoitetaan siitä asiakkaalle suullisesti tai kirjallisesti erikseen. Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle ilman asiakkaan erillistä suullista tai kirjallista hyväksyntää.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET Sininen Härkä pitää asiakkaan henkilötiedot ja luottamuksellisina ja varmistaa, että kaikki asiakkaan henkilötietojen käsittelyä hoitavat henkilöt ovat sitoutuneet luottamuksellisuuteen tai heitä koskee soveltuva lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Asiakkaan henkilötiedot on suojattu virustorjunta- ja vakoiluohjelmien poisto-ohjelmilla verkossa. Jos asiakas on tilannut Siniseltä Härältä verkkosivuston kokonaisvaltaisen toteutuksen ja hosting-palvelun, sivustolla on käytössä automaattiset päivitykset niin lisäosien ja teemojen kuin WordPressin puolelta. Tämä takaa sen, että kaikki ohjelmistot käyttävät aina ajantasaista versiota ja ovat täten tietoturvallisia. Tästä poikkeavasta toiminnasta ilmoitetaan asiakkaalle ja samalla sovitaan päivitysten tekemisestä manuaalisesti. Käsittelijä seuraa myös manuaalisesti verkossa tapahtuvia sivustoille kirjautumisia sekä kirjautumisyrityksiä. Fyysisesti Palveluntarjoajan tiloihin ja sitä kautta Asiakkaan henkilötietoihin ei ole pääsyä ilman, että joku Palveluntarjoajan palkkalistoilla oleva henkilö on fyysisesti paikalla samassa tilassa. Näin voidaan varmistaa, että asiattomat tahot eivät pääse tietoihin käsiksi. Tilat on suojattu sähköisesti lukituilla ovilla sekä valvontakameralla ja tietokoneet erikseen henkilökohtaisilla salasanoilla.
REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus tarkastaa henkilötietolain mukaisella tavalla hänestä säilytettävät tiedot. Tiedot saa rekisteristä kerran vuodessa maksutta kirjallisella pyynnöllä. Pyynnön käsittelyn jälkeen tiedot toimitetaan asiakkaalle erikseen sovitulla tavalla.
OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ja Sininen Härkä pyytääkin asiakkaitaan toimittamaan aina ajantasaiset tiedot viivästyksettä. Ajantasaiset tiedot voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen aspa@sininenharka.fi.
MUUT EU:N TIETOSUOJA-ASETUKSEEN JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET Rekisteröidyllä on oikeus kieltää Sinistä Härkää käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinoinnin kieltäminen onnistuu asiakastiedotteen tai uutiskirjeen lopusta löytyvällä peruuta tilaus -kohdasta. Sininen Härkä pidättää oikeuden tehdä muutoksia tässä rekisteriselosteessa esitettyihin toimintatapoihin EU:n tietosuoja-asetuksen sallimissa mitoissa.

 

Mainostoimisto Sininen Härkä Oy:n uutiskirjeen rekisteriseloste

 

REKISTERIN NIMI Uutiskirje rekisteriseloste
REKISTERINPITÄJÄ

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Mainostoimisto Sininen Härkä Oy (”Sininen Härkä”)
Kuortaneenkatu 5
00520 Helsinkiinfo@sininenharka.fiNico Härkönen, Toimitusjohtaja
040 8222 843
nico@sininenharka.fi
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA SÄILYTYSAIKA Rekisterin tarkoitus on ylläpitää yhteystietoja, jotta sähköpostitse tapahtuva tiedottaminen, markkinointi ja tarvittaessa tehtävä tutkimus onnistuu. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin tarkoituksiin, palveluiden ja tuotteiden toimittamiseen ja tiedottamiseen sekä mainonnan kohdentamiseen.

 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun Sininen Härkä näkee tarpeelliseksi tai rekisteröity haluaa itse pysyä postituslistalla. Rekisteröity voi halutessaan peruuttaa uutiskirjeen tai asiakastiedotteen tilauksen, jonka jälkeen hänen tietonsa poistetaan MailChimpin tietosuojaohjeiden mukaisesti.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Rekisteri voi sisältää asiakkaasta seuraavia tietoja: Asiakkaan nimi, sähköpostiosoite, uutiskirjeen tilauksen tila, uutiskirjeen listalle liittymistapa, MailChimpin antama Contact Rating, uutiskirjeen tilauspäivä sekä erillinen viimeisin päivämäärä, jolloin tietoihin on tehty muutoksia.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Asiakkaan itse antamat tiedot sekä MailChimp.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE Mikäli asiakkaan henkilötietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelle, kuten esimerkiksi Sinisen Härän alihankkijalle, ilmoitetaan siitä asiakkaalle suullisesti tai kirjallisesti erikseen. Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle ilman asiakkaan erillistä suullista tai kirjallista hyväksyntää.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET Sininen Härkä pitää Asiakkaan Henkilötiedot ja luottamuksellisina ja varmistaa, että kaikki Asiakkaan Henkilötietojen käsittelyä hoitavat henkilöt ovat sitoutuneet luottamuksellisuuteen tai heitä koskee soveltuva lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Asiakkaan Henkilötiedot on suojattu Käsittelijän puolesta virustorjunta- ja vakoiluohjelmien poisto-ohjelmilla verkossa. Fyysisesti Palveluntarjoajan tiloihin ja sitä kautta Asiakkaan henkilötietoihin ei ole pääsyä ilman, että joku Palveluntarjoajan palkkalistoilla oleva henkilö on fyysisesti paikalla samassa tilassa. Näin voidaan varmistaa, että asiattomat tahot eivät pääse tietoihin käsiksi. Tilat on suojattu sähköisesti lukituilla ovilla sekä valvontakameralla ja tietokoneet erikseen henkilökohtaisilla salasanoilla.
REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa henkilötietolain mukaisella tavalla hänestä säilytettävät tiedot. Tiedot saa rekisteristä kerran vuodessa maksutta kirjallisella pyynnöllä. Pyynnön käsittelyn jälkeen tiedot toimitetaan tietoja pyytäneelle erikseen sovitulla tavalla. Tietojen toimittaminen edellyttää, että tarkastusta tai tietoja pyytänyt henkilö voidaan turvallisesti varmistaa ja todeta oikeaksi henkilöksi.
OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ja Sininen Härkä pyytääkin asiakkaitaan toimittamaan aina ajantasaiset tiedot viivästyksettä. Ajantasaiset tiedot voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen aspa@sininenharka.fi.
MUUT EU:N TIETOSUOJA-ASETUKSEEN JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET Rekisteröidyllä on oikeus kieltää Sinistä Härkää käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinoinnin kieltäminen onnistuu asiakastiedotteen tai uutiskirjeen lopusta löytyvällä peruuta tilaus -kohdasta. Sininen Härkä pidättää oikeuden tehdä muutoksia tässä rekisteriselosteessa esitettyihin toimintatapoihin EU:n tietosuoja-asetuksen sallimissa mitoissa.